Como um chatbot de WhatsApp pode agendar horários por você
· 5 min de leitura
Por que agendar pelo WhatsApp?
Muitos clientes já mandam mensagem para pedir um horário. Agendar na mesma conversa, sem link para outro site ou app, elimina uma etapa, e mais dessas mensagens viram agendamentos.
Como é um bom fluxo de agendamento
O cliente pede um horário com as próprias palavras, por exemplo "amanhã à tarde para uma limpeza". O chatbot deve:
- Entender o serviço e o dia que o cliente quer
- Oferecer só horários realmente livres, dentro do seu expediente
- Respeitar quantos clientes você atende ao mesmo tempo (cadeiras, salas ou profissionais)
- Confirmar os detalhes com o cliente
- Enviar o pedido para você confirmar ou alterar
O que configurar primeiro
Antes de ativar o agendamento, defina algumas regras. São elas que tornam os horários oferecidos precisos.
- O horário de funcionamento de cada dia, incluindo as folgas
- A duração de cada serviço, ou uma duração padrão
- Quantos agendamentos você atende ao mesmo tempo
- Com quanta antecedência os clientes podem agendar, e a antecedência mínima
Lembretes: o jeito mais fácil de reduzir faltas
Um horário esquecido custa o horário e a receita. Um lembrete no WhatsApp na véspera, com botão para confirmar ou cancelar, faz o cliente avisar antes, e o horário cancelado pode ir para outra pessoa.
Lembretes enviados na véspera geralmente ficam fora da janela de 24 horas de resposta, então na plataforma WhatsApp Business eles são enviados como modelo aprovado, que a Meta pode cobrar.
Mantenha uma pessoa no comando
O agendamento automático funciona melhor como um pedido que você confirma, pelo menos no começo. Isso evita agendamentos duplicados com horários que o chatbot não vê, como os marcados por telefone.
Como a ChatFlow faz o agendamento
Na ChatFlow você define seu horário de funcionamento, a duração dos horários, quantos agendamentos cabem ao mesmo tempo, com quanta antecedência as pessoas podem agendar e a antecedência mínima. O assistente oferece só horários livres, salva o pedido e você confirma com um toque. O cliente recebe um lembrete no WhatsApp na véspera, com botões para confirmar e cancelar.
Perguntas frequentes
Os clientes podem agendar à noite ou no fim de semana?
Sim. O chatbot recebe pedidos de agendamento a qualquer hora e só oferece horários dentro do seu expediente.
E se dois clientes pedirem o mesmo horário?
Um bom chatbot de agendamento conta os agendamentos existentes, então o horário some quando lota, conforme quantos clientes você atende ao mesmo tempo.
Ele funciona com a minha agenda?
Depende da ferramenta. A ChatFlow mantém a própria lista de agendamentos no seu painel; confira em cada ferramenta se há sincronização com agenda.
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